CRM Мегаплан — обзор функционала системы

CRM Мегаплан — мощная система для управления бизнесом с расширенными возможностями в области проектов и заказов. Продукт позволяет автоматизировать внутренние и внешние процессы, наладить взаимоотношение с клиентами, а также управлять и координировать персонал. 

Проведем полный обзор инструментария, разберем все преимущества и недостатки, а также разберем кому подойдет внедрение. Расскажем, как начать работу и какой тарифный план выбрать.

Основной функционал

Мегаплан — СРМ-система, созданная в первую очередь для управления проектами и обеспечения контроля над сотрудниками. Инструментарий направлен на организацию труда, оптимизацию рутинных обязанностей и автоматизацию бизнес-процессов. 

Есть 4 тарифных плана, которые помогают подобрать программу исходя из специфики фирмы. Младшие редакции больше направлены на менеджмент, старшие — включают инструменты для управления финансами и бизнес-процессами, а также мощную CRM.

Задачи предприятия и онлайн-офис

Основной инструментарий направлен на проектную работу и постановку заданий, что позволяет полностью организовать бизнес-процессы предприятия с большим штатом. Система Мегаплан формирует единое рабочее пространство, где объединены:

• Рабочий стол — каждому сотруднику доступен рабочий стол, где отображается список текущих дел, а также корпоративный чат для коммуникации внутри организации. Рабочий стол настраивается под каждого работника, что упрощает адаптацию к программе.
• Список заданий — все обязанности работника прописываются в задачах, которые можно повторять, зацикливать или делегировать. В списке также отображаются дедлайны и приоритеты заданий. Сервис связывает задания в проекты и объединяет онлайн-офис, календарь.
• Информер-панель — набор инструментов для коммуникации внутри компании. Информер-панель включает чат для работников, ленту горячих событий и панель для уведомлений. Все сообщения или заметки в панели можно добавить в избранное или найти через раздел поиска.
• Облачное хранилище — документооборот и обмен файлами проходит через облачный диск, доступ к которому настраивается согласно должностным обязанностям членов коллектива. Преимуществом считается отсутствие лимитов на облачный диск — можно хранить файлы любых размеров в неограниченном количестве. При этом облако полностью зашифровано, что повышает защиту от взлома.

Департаменты в программе нужны, чтобы организовать все отделы предприятия, а также ограничить доступ и защитить конфиденциальные данные. Кроме того, все версии Мегаплан поддерживают мобильное приложение, через которое удобно контролировать дела, назначать ответственных и координировать подчиненных.

Управление продажами

В старших версиях предусмотрена CRM-система Мегаплан, позволяющая организовать отдел продаж и контакт с покупателями. Софт интегрируется с сайтом или интернет-магазином, предусматривает подключение телефонии и почты, а также все популярные мессенджеры или соцсети.

Основные инструменты:

• Воронка продаж — информация о заказчиках сохраняется в персональных CRM-карточках, после чего используется для формирования документов по ходу продвижения сделки и разработки персональных предложений, стимулирующих повторные заказы.
• База заказчиков и контрагентов — в карточках хранятся контакты, история покупок и взаимодействия с менеджерами, заказы и платежные реквизиты. При интеграции сервиса с 1С информация из базы может передаваться в двухстороннем порядке.
• Обработка счетов — для выставления счетов больше не нужно переходить в 1С, все автоматически выгружается в CRM и доступны из карточек сделок. С помощью шаблонов удобно генерировать новые счета, а при обмене с 1С — самостоятельно менять статусы заказы при получении оплаты.
• База сделок — все заказы могут отображаться в формате линейного списка или канбан-доски. Интерфейс программы помогает быстро найти контакт или просмотреть сумму заказа без необходимости входить в карточку, а гибкая фильтрация упрощает поиск по базе.
• Учет движения финансов — модуль CRM также необходим для контроля движения финансов, ведения учета доходов и расходов. С помощью инструмента удобно отслеживать поступление и отправление средств, счета и контрагентов.

Мегаплан помогает полностью контролировать менеджеров, внедрить скрипты и выстроить алгоритм общения с клиентами. Инструментарий предоставляет множество возможностей для организации отдела продаж и повышения лояльности потребителей за счет улучшения сервиса. Из возможностей:

• Настройка нескольких воронок: для лидов и сделок, повторных заказов.

• Запуск email-рассылок для стимулирования новых заказов и коммуникации с аудиторией.
• Проработка этапов в воронке и этапах оплаты для точного отслеживания статусов заказа.
• Экспорт и импорт базы данных, возможность синхронизации и обмена с 1С в старших тарифных планах.
• Добавление пользовательских полей для сбора всех сведений о заказчике.
• Работа с базой контрагентов и просмотр истории взаимодействия с покупателями прямо из карточки.

Входящие обращения фиксируются CRM и распределяются между менеджерами в зависимости от их уровня нагрузки и должностных обязанностей. Внедрение способствует автоматизации отдела продаж, без чего невозможно дальнейшее масштабирование фирмы.

Инструменты для аналитики и автоматизации

Система Мегаплан поддерживает инструменты для автоматизации. Все внутренние процессы можно отобразить через схемы и сценарии, после чего настроить с помощью триггеров и роботов. В функционал сервиса включены:

• Выставление счетов и редактирование цен — синхронизация с 1С, что необходимо для коррекции цен на товары или выставления счетов контрагентов напрямую из CRM. Информация в базе данных обновляется онлайн — больше не требуется запрашивать бухгалтерию или переключаться в интерфейс 1С.
• Формирование отчетов для руководителя — инструментарий сервиса предполагает отслеживание любых бизнес-показателей и проработку детализированных отчетов. Из предустановленных отчетов представлены анализ активности сотрудников, контроль выставленных счетов и запланированных событий, а также слабых мест в воронке продаж. Любой отчет можно доработать для получения всех сведений о предприятии.
• Автоматизация бизнес-процессов — автосценарии упрощают настройку типовых бизнес-процессов, что сокращает использование трудовых ресурсов и минимизирует ручные операции. Поддерживаются полностью автоматические и полуавтоматические схемы — в последних требуется выбрать сценарий дальнейших действий при срабатывании нужного триггера, что удобно при принятии решений на разных этапах сделки.

Возможности для аналитики и автоматизации бизнеса напрямую зависят от выбранной лицензии — получить полный контроль над работой организации возможно только в старших SaaS-подписках или коробочных редакциях. Младшие лицензии больше подходят для менеджмента и управления процессами.

Интеграции со сторонним софтом

Дополнительно возможности Мегаплана расширяются благодаря интеграциям. Во всех версиях открыт API, через который можно настроить обмен данных со сторонними IT-продуктами. Программа поддерживает подключение 1С, IP-телефонии, сервисов сквозной аналитики и облачных хранилищ, расширить возможности сервиса можно с помощью внедрения дополнительных виджетов.

Кроме того, в коробочных версиях доступна технология Active Directory, необходимая для разделения базы на несколько серверов и data-хранилищ Windows Server. Это повышает быстродействие программного обеспечения и позволяет организовать работу большого бизнеса со сложной структурой и численным штатом, либо состоящим из сети нескольких филиалов.

Кому подойдет система?

Внедрение Мегаплан подойдет предприятиям со штатом от 5 человек, которым не требуется регулярно поддерживать связь с клиентами. Интеграция позволит руководителю полностью контролировать процессы, расходуя на это минимум времени, а также поможет увеличить эффективность работников и защитить базу данных от утечки конфиденциальной информации. Megaplan подойдет, если предприятие:

• Работает с крупными задачами, в рамках которых требуется выполнять разноплановые поручения.
• Участвует в тендерах или госзакупках, где критически важно соблюдать сроки.
• Работает в B2B-сегменте, либо когда количество юридических лиц кратко превышает число физлиц.

Программное обеспечение не подойдет стартапам, команде фрилансеров или небольшим организациям, которым не требуются возможности тяжелой CRM или детализированная отчетность. В таких случаях удобнее работать с более простыми сервисами и не перегружать персонал профильным софтом.

Как работать в Мегаплане?

Для входа в программу необходимо автоматизироваться, после чего мастер настройки предложит пригласить коллег и запустит мастер обучения для отладки CRM. Инструментарий состоит из нескольких модулей — рассмотрим, как пользоваться базовыми инструментами.

Как создать проект и назначить задание

Основной инструментарий Мегаплан направлен в сторону проектов. Для создания нового необходимо перейти в раздел “Задачи” и нажать кнопку “Создать” — далее откроется окно с настройками для запуска нового задания.

Во всплывающем окне можно заполнить следующие поля:

• Менеджеры — определяет имена сотрудников, ответственных за выполнение.
• Аудиторы — отображает имена персонала, ответственного за контроль качества.
• Дедлайн — определяет дату и время окончания поручения.

В описании можно добавить документы, видео или аудиофайлы, а в нижнем углу окна выбрать шаблон для быстрого запуска. Кроме того, шаблоны упрощают постановку цикличных задач и сбор статистики для формирования ежемесячных отчетов.

Все запущенные поручения можно сегментировать по именам руководителей или ответственных лиц, дедлайнам или активности. При этом отображение возможно в формате простого или иерархического списка, либо как диаграмма. Для быстрого создания нескольких заданий предусмотрен режим “Три колонки”, помогающий оперативно назначать и делегировать задания сразу в нескольких проектах.

Особенности коммуникации с клиентами

Для взаимодействия с покупателями предусмотрена СРМ, которая доступна в старших тарифных планах. Для подключения используются CRM-формы, которые позволяют автоматически регистрировать лиды с сайта, почты или из телефонных звонков, а также сохранять все данные покупателей в персональных CRM-карточках.

Обработка поступивших обращений проводится в разделе “Клиенты”, после того как будет создан из лида заказ, он переходит в раздел “Сделки”. Информация из карточек используется для сегментирования потребителей и распределения заявок среди менеджеров 1 и 2 линии, либо отвечающих за повторные заказы.

Для автоматизации отдела продаж нужно настроить воронку и запустить бизнес-процессы. СРМ начнет самостоятельно переводить заказчика по этапам сделки, создавать напоминания. Менеджерам остается только обрабатывать заявки и работать в канбан-доске.

Управление бизнес-процессами

Интерфейс позволяет перенести любые бизнес-процессы в ЦРМ в формате схем. Софт поддерживает автосценарии для типовых обязанностей работников, а также способствующих реинжинирингу и реализации сложных бизнес-процессов благодаря роботам и триггерам. При наступлении определенного события или по завершении этапа в воронке запускается новый сценарий действий, сокращающий количество ручных операций. Создание бизнес-процессов или новых автосценариев возможно только пользователям со статусом “Руководитель клиентского отдела” или “Директор компании”.

Для корректировки необходимо перейти в раздел “Сделки” и выбрать “Мастер настроек” в схеме, который откроет меню автоматизации. При создании схемы необходимо указать наименование и выбрать основную единицу процесса, после чего отобразить нужные задачи в формате элементов схемы.

После сохранения автоматизированный сценарий станет доступен в разделе “Процессы”. Программа предполагает проектирование любых схем для полной настройки внутренних и внешних бизнес-процессов.

Тарифная линейка Мегаплан

Особенностью считается отсутствие ограничений на количество добавляемых пользователей, а также место в облачном хранилище, однако в младших подписках действует лимит по количеству заказчиков. Разработчик предлагает 4 пакета, работающих в облачной и коробочной версиях — рассмотрим особенности каждого решения.

Совместная работа+

Базовый пакет Мегаплан для оптимизации проектов компании, которой не нужно управление финансами или постоянная коммуникация с клиентами. Продукт представляет собой онлайн-офис с удобным обменом документами, корпоративным чатом и календарем. Мегаплан CRM позволяет настроить права сотрудников, редактировать поля при обработке задач, разделить большое предприятие на несколько департаментов. В коробочной редакции нет последней функции, однако открыт API для проведения интеграций.

Стоимость облачной подписки составляет 384 рубля в месяц, лицензия на коробку — 45 000.

Совместная работа: Бизнес

Тариф включает весь функционал базовой версии, а также поддерживает инструменты по координации внутренних процессов, обработке проектов и документации. Предусмотрен аудит бизнес-процессов и автосценарии, включающие набор роботов и триггеров. План хорошо подходит для организации онлайн-офиса, общению со штатом и составлению отчетов. 

Ежемесячная подписка выйдет в 699 рублей, аналогичный пакет в коробочной редакции стоит 75 000. Тарифный план подойдет средним компаниям, которым необходимо контролировать бизнес-процессы и наладить взаимодействие с покупателями.

CRM: Клиенты и продажи+

В пакете доступно управление финансами и проектирование всех этапов воронки с редактированием полей в CRM-карточках. Редакция частично поддерживает автосценарии, а также синхронизацию с 1С и Октелл, почтой и телефонией. В коробочной версии для контроля финансами и обмена с системами учета потребуется дополнительная доработка.

Облачная подписка обойдется в 699 рублей в месяц, коробочная версия — 75 000. Решение оптимально подойдет для крупных предприятий, которым важно автоматизировать внешние и внутренние операционные процессы.

CRM: Бизнес

Редакция предлагает обширные возможности для оптимизации рабочих процессов всех отделов большой фирмы и последующего масштабирования. Тариф помогает организовать работу отдела продаж и наладить коммуникацию с покупателями, управлять рабочим персоналом и финансовыми потоками, получать сводные отчеты и проводить аналитику.

Максимальный пакет стоит 979 рублей за месяц использования облачной версии, в коробочной редакции — 105 000 за лицензию. План позволяет организовать удобное управление и полный контроль в крупных корпорациях или предприятиях с развитой сетью филиалов.

Плюсы и минусы системы

CRM-система Мегаплан — сложный продукт, созданный на организацию процессов большой компании. Из преимуществ:

• Гибкость параметров и обширный функционал — инструменты помогают полностью организовать работу крупной компании и автоматизировать операционные и финансовые процессы. Инструментарий позволяет контролировать менеджеров, наладить коммуникацию с покупателями, оптимизировать документооборот и перенастроить воронку продаж. 
• Проработанный help-сервис — база знаний, а также есть встроенный мастер обучения, что ускоряет адаптацию сотрудников. Пользовательский интерфейс и help-сервис позволяют быстро начать работать и настроить рабочий стол под нужды персонала.
• Масса интеграций — в маркетплейсе предлагается более 100 модулей для быстрой синхронизации с популярными сервисами, предусмотрена работа с конструкторами сайтов, IP-телефонией, сервисами аналитики и службами рассылок. Кроме того, открытый API предполагает прямую интеграцию с любым сервисом, независимо от тарифного плана.

Среди недостатков:

• Невозможность настроить сквозную аналитику без сторонних сервисов — отсутствие прямой синхронизации с Яндекс.Директ или Google Ads вынуждает подключение Roistat или UTMSTAT для отслеживания источника трафика и маршрутов покупателей. Это увеличивает стоимость внедрения и ежемесячные затраты на содержание сервиса.
• Платное подключение дополнительных сервисов — практически все интеграции со сторонними IT-продуктами платные. При необходимости подключить 10–15 сервисов ежемесячные затраты могут оказаться слишком большими для небольших компаний.
• Слабая техническая поддержка — в отзывах пользователей встречается много жалоб на медленную работу саппорта и решение технических проблем. Для корректного функционирования программного обеспечения в большой компании потребуется услуга сопровождения сторонними специалистами. 

Итог

Мегаплан — комплексный продукт по управлению средним и крупным бизнесом, удобно сегментированный на модули, привязанные к тарифам. Начальные пакеты больше подходят для координации и менеджмента, в старших — доступен обширный функционал для проектирования бизнес-процессов, скриптов общения с клиентами и управления финансами. 

Мобильное приложение помогает отслеживать статистику в любой ситуации, а коробочная версия — развернуться на собственных серверах и провести любые подключения через открытый API. 

Программа не подходит для небольших организаций со штатом до 5 человек и больше направлена на работу с крупными проектами и B2B-сегментом. Купить Мегаплан по выгодным ценам, а также заказать внедрение или сопровождение можно у специалистов Первого Бита.