Преимущества CRM и ее недостатки

CRM-система — программный продукт для управления рабочими процессами компании и регулирования взаимоотношений с клиентами. Внедрение CRM позволяет оптимизировать работу отдела продаж и является обязательным шагом при масштабировании бизнеса. В статье подробно разберем все преимущества и недостатки CRM, а также определим на каком этапе развития необходимо внедрение продукта.

Преимущества CRM-системы

Внедрение CRM увеличивает лояльность клиентов компании, повышает конверсию и приводит к росту повторных продаж. Плюсы CRM-системы:

Полная история работы с клиентом

Основным достоинством системы считается учет всей информации о взаимодействии клиентов с сервисами компании. Для каждого клиента в CRM заводится личная карточка, в которой фиксируются:

• Все известные контакты: номера телефонов, адреса доставки и электронной почты.
• Записи диалогов: email, телефонные разговоры, сообщения из чат-ботов и мессенджеров.
• Полная история покупок и платежей, а также список отложенных товаров или предпочтений.
• Файлы и документы клиента, а также прочая информация.

Система выгружает все данные клиента из электронной почты, сайта компании, мессенджеров или телефонии и сохраняет в хронологическом порядке в CRM-карточке. Единая база данных существенно упрощает работу отдела продаж, а также снижает количество ошибок менеджеров или упущенных сделок. Менеджер компании в любой момент может просмотреть данные клиента и скорректировать свои действия. Например, предложить дополнительные товары ориентируясь на предпочтения клиента, либо выбрать наиболее подходящий сценарий продаж.

Детализированная статистика в режиме реального времени

Среди преимуществ CRM также стоит отметить возможность получения сложносоставных отчетов в режиме онлайн. Инструментарий продукта позволяет:

• Отслеживать работу каждого сотрудника или отдела компании в целом.
• Анализировать и корректировать этапы воронки продаж.
• Распределять нагрузку, планировать отпуска и график работы сотрудников.

С помощью CRM руководитель компании может проконтролировать ход рабочих процессов или текущие действия работников предприятия. Благодаря модулю сквозной аналитики можно отследить путь клиента от этапа захода на сайт до завершения покупки, после чего скорректировать воронку продаж или удалить неэффективные рекламные каналы. Подобный уровень контроля благоприятно отражается на эффективности сотрудников и увеличивает качество работы с клиентами. 

Автоматизация рабочих процессов

Еще одно преимущество CRM — возможность оптимизировать и автоматизировать внутренние процессы компании. Система уведомит менеджеров компании о необходимости совершить важный звонок или напомнит об окончании срока активной задачи — все действия фиксируются в базе CRM, а также календаре сотрудников.

Кроме того, инструментарий программы позволяет автоматизировать внутренние процессы:

• Упростить ведение документооборота компании — использование шаблонов и скриптов позволяет облегчить бухгалтерский учет, автоматически рассчитать стоимость доставки заказа, и т. д. Благодаря CRM документы формируются по готовому шаблону и автоматически заполняются данными о клиенте по мере продвижения сделки.
• Переводить сделки по этапам воронки продаж — система формирует новые задачи для менеджеров при переходе сделки на новый этап, автоматически закрывает выполненные сделки, отвечает за напоминания и рассылку уведомлений.
• Запускать рассылки по готовым сценариям и стимулировать дополнительные продажи. Например, сообщать о сезонных распродажах или предлагать скидку на товары, входящие в список предпочтений клиента.

Это снижает нагрузку на менеджеров и исключает появление ошибок по причине загруженности или невнимательности работников. Автоматизация рутинных процессов позволяет сконцентрировать внимание сотрудников компании на текущих сделках и увеличить эффективность работы отдел продаж.

Недостатки CRM

Несмотря на все плюсы CRM, данный продукт также имеет ряд минусов. CRM — это сложный многофункциональный продукт, и большинство недостатков продукта возникает на этапе внедрения. Рассмотрим детально все минусы.

Высокая стоимость на момент внедрения

Интеграция системы довольно затратная процедура. Для подключения CRM необходимо определиться с подходящим тарифным планом, оплатить работу интегратора, скорректировать внутренние процессы компании. Для реализации нетривиальных задач, например, создания сложносоставных отчетов или работы с несколькими воронкам продаж, требуется привлечение специалистов по внедрению. 

Использование CRM позволяет увеличить конверсию и стимулировать продажи предприятия.  Внедрение продукта окупится для компании, однако на внедрение и настройку требуется закладывать определенный бюджет — в зависимости от масштаба бизнеса и предъявляемых требований к системе. 

Необходимость обучения сотрудников

К недостаткам CRM также можно отнести сложность в освоении продукта. Ввиду обширной функциональности требуется предварительное обучение, которое может не приветствоваться сотрудниками компании. Этому может способствовать 2 фактора:

• Моральная неготовность — внедрение системы предполагает перенос рабочих процессов в новую программную среду со своим интерфейсом и инструментарием. Это требует привыкания и переобучения сотрудников, на что может уйти приличное количество времени.

Чаще всего моральная неготовность при внедрении CRM проявляется у бухгалтеров, которые привыкли использовать свой набор инструментов для ведения учета. В данном случае сотрудникам требуется продемонстрировать преимущества системы — пользовательский интерфейс позволяет быстро адаптироваться к новому продукту, а обширная функциональность — упростить большинство рабочих процессов.

• Вероятность саботажа — внедрение CRM предполагает возможность тотального контроля всех сотрудников. В данном случае могут возникнуть попытки саботажа продукта со стороны ленивых сотрудников — например, ввод неверных данных в систему, игнорирование задач или напоминаний программы.

Подобная проблема обычно возникает у отдела продаж — CRM позволяет сформировать картину эффективности каждого сотрудника и определить их качество работы. Здесь важно показать сотрудникам, что система упрощает работу компании и снижает общий уровень нагрузки на персонал. В противном случае единственным рациональным решением станет увольнение проблемных сотрудников.

Вывод

Все преимущества внедрения CRM-систем раскрываются только при правильном использовании возможностей продукта. Факт внедрения системы не гарантирует решение внутренних проблем компании, связанных с неэффективностью работы отдела продаж, неполному заполнению базы данных и т. д. Важно понимать для каких целей планируется внедрение CRM и каких результатов следует добиться.

Внедрение CRM-системы целесообразно, если:

• Общение с клиентами проводится через мессенджеры, IP-телефонию или email — генератор продаж и настройка роботов позволяют ускорить обработку входящих данных и предотвратить потерю лидов.
• Сотрудники компании не справляются с рабочими процессами из-за высокой нагрузки или отсутствия и должностных инструкций — автоматизация документооборота и разработка регламентов по каждому действую позволят скоординировать работников предприятия и снизить количество совершаемых ошибок.
• Отдел продаж работает неэффективно, наблюдается низкая конверсия и высокий процент неудовлетворенности клиентов — система позволяет оценить эффективность используемых рекламных каналов, определить источники трафика и причины потери лидов, скорректировать воронку продаж.
• Руководитель компании не может получить достоверную или детализированную статистику — CRM предполагает получение сложносоставных отчетов о работе предприятия и используемой маркетинговой кампании.

В свою очередь, внедрение полноразмерной CRM будет нецелесообразно для микробизнеса или молодых компаний. При небольшом штате сотрудников, малом количестве используемых каналов рекламы или незначительном объеме продаж за день есть смысл использовать бесплатные решения CRM вплоть до следующего этапа масштабирования бизнеса.