Корпоративный портал для экскурсионного бюро «HIDDENBURG»

К нам обратилось экскурсионное бюро «Хидденбург» (HIDDENBURG). Компания организует экскурсии по достопримечательностям города Санкт-Петербурга, от дворцов и музеев до старинных квартир и пригородом.

Цель обращения

До внедрения портала компания вела рабочие процессы в Word и Excel, а задачи для сотрудников ставили в календаре. Из-за отсутствия единой информационной системы работы, сотрудники теряли информацию о запланированных и проведенных экскурсиях.

Руководство «Хидденбург» хотело создать для сотрудников единое информационное пространство для управления и автоматизации бизнес-процессов, например: коммуникация с клиентами, распределение экскурсий и оплата выполненной работы. 

Компания обратилась в «Первый Бит» чтобы они, как эксперты, помогли подобрать подходящее решение поставленных задач. После консультаций и анализа процессов клиента, было решено разработать корпоративный портал на базе «Битрикс24».

Задачи

• Создать единое информационное пространство для сотрудников компании «Хидденбург» на базе «Битрикс24».

• Автоматизировать распределение занятости сотрудников в экскурсионных событиях компании.

• Повысить уровень информационной открытости, скорости и качества коммуникаций для решения профессиональных вопросов.

• Интегрировать корпоративные сервисы в единую систему.

Внедрение корпоративного портала

Команда Первого Бита реализовала проект за 3 месяца.

Этапы работ:

1. Построение концепции и архитектуры CRM.

2. Адаптация CRM и настройка бизнес-процессов движения сделки.

3. Разработка полнофункционального календаря и фиксации даты экскурсии.

4. Проработка дизайна и наполнение контентом Базы знаний.

Единое окно для работы с заявками

Команда внедренцев провела настройку CRM:

• настроена автоматическая фиксация заявок с сайтов-агрегаторов;

• подключена маршрутизация телефонии и мессенджеров;

• разработан процесс автоматического прохождения сделки по стадиям и автоматических уведомлений для клиентов.

Планирование экскурсий в календаре

На корпоративный портал заведены сотрудники компании и реализован функционал календаря. 

Возможности настроенного инструмента Календарь в «Битрикс24»: 

1. Календарь взаимосвязан со сделками. При выборе экскурсии в карточке сделки данные автоматически транслируются в событие календаря экскурсовода.

2. Администратор компании составляет расписание экскурсий на месяц, чтобы все гиды видели какие экскурсии у них запланированы.

База знаний против текучки кадров

Из-за сезонности работы экскурсионных бюро в компании присутствует текучка кадров, поэтому было решено создать единую базу знаний. В базе хранится необходимая информация для обучения новых специалистов: инструкции по работе с «Битрикс24», а также цены, скрипты и другие материалы для проведения экскурсий и продаж. 

Сотрудникам предоставили возможность обращения к базе знаний напрямую из каждого модуля системы. Если человек забудет как работать со сделками и контактами в «Битрикс24», он может не выходя из инструмента посмотреть инструкцию в базе знаний.

Для раздела и всего портала разработали дизайн, соответствующий корпоративному стилю Заказчика. 

Результаты

1. Благодаря тому, что компания видит отчеты по каналам привлечения, руководство смогло перенаправить бюджет на расширение компании.

2. Сотрудники в «поле» получают необходимую информацию о записавшихся клиентах. Процесс организовали при помощи приложения на планшетах и телефонах.

3. Для администрации настроили обширный отчет о проведенных экскурсиях: сколько человек зарегистрировались и сколько вскоре отказалось, в какие дни больше людей приходит на экскурсии, загруженность и эффективность работы менеджеров.