Концепция БИТ.CRM 3 объединяет задачи–взаимодействия с клиентами и задачи–поручения между сотрудниками. Используется унифицированная форма постановки и выполнения любой задачи, а различаются они только типом задачи. Благодаря этому снижены временные затраты на изучение CRM. Тип задачи отображается в заголовке формы. Допустимы следующие виды задач:
Для фиксирования взаимодействий между сотрудниками внутри компании рекомендуется использовать тип задачи «Поручение». Остальные типы задачи подойдут для регистрации взаимодействий с клиентами различными каналами связи: устный разговор (звонок), личная встреча (встреча) или обмен текстовым сообщением в виде письма (письмо).
Новая задача может быть создана и сохранена в системе за считанные секунды. Для реализации этой возможности на рабочем столе сотрудника всегда присутствует кнопка создания новой задачи. Задача может быть создана на основании уже существующей задачи или в контексте интереса клиента (лида или потенциала) / сделки / маркетингового мероприятия / претензии.
Создание задачи с рабочего стола пользователя:
Название реквизита |
Описание реквизита |
Тип задачи |
Один из возможных типов: «Поручение», «Письмо», «Встреча», «Звонок». Кнопки позволяют изменить тип задачи. В зависимости от типа незначительно изменяется внешний вид формы задачи. |
С |
Плановая дата начала работы над задачей. Значение поля влияет на продолжительность выполнения задачи (длительность). |
По |
Плановая дата окончания работы над задачей. Значение поля влияет на продолжительность выполнения задачи (длительность). |
Важность |
Многократное нажатие кнопки позволяет изменять важность задачи (низкая, обычная, высокая). По умолчанию задача имеет обычную важность. |
Назначить категорию |
Цветные квадратные кнопки позволяют быстро назначить категорию задачи. Цвет категории будет влиять на цвет задачи при отображении ее в планировщике. С помощью категорий можно настроить приоритет выполнения задач. |
Ответственный(-ые) сотрудник(-и) |
Плановый исполнитель(-и) задачи. Если включена опция «Управление поручениями», то система позволяет выбрать не одного, а несколько исполнителей, поставить задачу всем сотрудникам какого-либо подразделения или всем исполнителям какой-либо роли. Страницы «Задачи по сделкам» и «Задачи прочие» раздела «Задачи» содержат все задачи, в которых ответственный сотрудник является текущим пользователем системы. |
Контролирующий сотрудник |
Пользователь, от которого ожидается осуществление контроля при выполнении задачи исполнителем. В зависимости от настроек состояний задача будет считаться закрытой только после того, как контролер подтвердит выполнение задачи (нажмет на кнопку «Проконтролировано»). Страница «Задачи на контроле» раздела «Задачи» содержит все задачи, в которых контролирующий сотрудник является текущим пользователем системы. |
Инициатор |
Пользователь, который инициировал создание задачи. Например, директор поручил секретарю поставить задачу менеджеру. Директор - инициатор, секретарь - автор. Директор может сам поставить задачу. Тогда автор и инициатор будет один и тот же. Страница «Задачи от меня» раздела «Задачи» содержит все задачи, в которых инициатор или автор является текущим пользователем системы. |
Партнер |
Партнер, который имеет отношение к задаче. При изменении партнера заполняется реквизит «Как связаться» контактной информацией партнера. Если поле «Партнер» заполнено, становится активной закладка «История взаимодействий», на которой отображается история взаимодействий с указанным партнером. |
Контактное лицо |
Контактное лицо партнера, который имеет отношение к задаче. При изменении контактного лица заполняется реквизит «Как связаться» контактной информацией контактного лица партнера. |
Как связаться |
Текстовое поле, которое автоматически заполняется контактной информацией партнера или контактного лица. Предназначено для удобства выбора способа связи. |
Место встречи |
Текстовое поле, которое видно только в том случае, когда тип задачи «Встреча». Предназначено для указания адреса встречи. |
Цель и результат задачи |
Реквизиты, которые видны на форме задачи в том случае, если включена опция «Контроль достижения целей и результатов». |
Быстрое создание | |
Панель расположения автокнопок |
Автокнопки могут запускать какой-либо опрос / скрипт разговора или заполнять реквизиты задачи. Если у кнопки есть пиктограмма в виде диалогового облачка, значит данная кнопка запускает скрипт разговора или опрос. Если у кнопки нет пиктограммы, значит нажатие кнопки приведет к заполнению реквизитов задачи. |
Основание |
Объект, на основании которого была создана задача. Это может быть другая задача, маркетинговое мероприятие, претензия, сделка или интерес клиента и пр. Реквизит заполняется автоматически при использовании механизма «Создание на основании». |
Тема |
Краткая суть задачи. |
Детальное описание задачи |
Подробное описание задачи. |
Все комментарии |
Раскрывающаяся группа, в которой указаны все комментарии к задаче. Комментировать можно даже закрытую задачу, несмотря на то, что все реквизиты недоступны для изменения. Комментарии могут указывать исполнитель задачи, контролер или иницатор задачи. |
Дополнительно | |
Категория |
Категория задачи. Может быть оперативно заполнена нажатием на цветной квадрат. |
Сделка |
Указание на то, что задача связана со сделкой. Реквизит заполняется автоматически в том случае, когда создается в контексте сделки. Реквизит не предназначен для заполнения вручную. |
Этап сделки |
Указание, на каком этапе связанной сделки произошло создание задачи. Реквизит заполняется автоматически в том случае, когда создается в контексте сделки. Реквизит не предназначен для заполнения вручную. |
Бизнес-процесс |
Указание на то, что задача связана с бизнес-процессом. Реквизит заполняется автоматически в момент постановки задачи, т.к. задача создается в рамках бизнес-процесса. Реквизит не предназначен для заполнения вручную. |
Этап бизнес-процесcа |
Указание на этап бизнес-процесса. Данная задача является действием бизнес-процесса. Реквизит заполняется автоматически в момент постановки задачи, т.к. задача создается в рамках бизнес-процесса. Реквизит не предназначен для заполнения вручную. |
Группа «Статистика» |
Служебные поля, которые при работе с задачей заполняются автоматически. |
Ответственный (факт) |
Пользователь, который выполнил задачу. В некоторых случаях может отличаться от планового ответственного. Заполняется автоматически при выполнении задачи. |
Автор |
Пользователь, который создал задачу. Например, директор поручил секретарю поставить задачу менеджеру. Директор - инициатор, секретарь - автор. Директор может сам поставить задачу. Тогда автор и инициатор будет один и тот же. Страница «Задачи от меня» раздела «Задачи» содержит все задачи, в которых инициатор или автор является текущим пользователем системы. |
Статус |
Статус задачи соответствует ее жизненному циклу. Статус задачи меняется автоматически в ходе работы над задачей. |
Дата начала (факт) |
Фактическое время начала работы над задачей (например, при нажатии кнопки «Принять к исполнению»). |
Дата окончания (факт) |
Фактическое время окончания работы над задачей (например, при нажатии кнопки «Выполнить»). |
Включить в планировщик |
Признак того, что задача будет отображаться в планировщике. По-умолчанию все задачи включаются в планировщик, кроме писем. |
Необходимость выполнения задачи |
В том случае, когда установлена опция «Управление поручениями», задачу можно поставить сразу нескольким исполнителям. Если выполнение задачи необходимо только от одного из ответственных, необходимо отметить при выборе исполнителей. Данный признак отражается в задаче как надпись. |
Страница «История взаимодействий» |
Позволяет просматривать историю взаимодействий с клиентом, который указан в реквизите «Партнер». Если реквизит не заполнен, то страница недоступна. |
Страница «Вложенные документы» |
Позволяет прикреплять к задаче ссылки на документы системы, например, «Заказ клиента», «Акт выполненных работ», «Коммерческое предложение клиенту» и прочие внутренние документы системы 1С. |
Гиперссылка «Взаимодействия и задачи» |
Позволяет просматривать список задач в любом контексте системы: из формы задачи, сделки или интереса клиента. |
Гиперссылка «Файлы» |
Позволяет прикрепить к задаче любые файлы с компьютера. Если задача связана с бизнес-процессом, то в списке присоединенных файлов будут отображаться файлы по всему бизнес-процессу с указанием этапа. |