В том случае, когда известен факт отсутствия сотрудника, необходимо воспользоваться мастером и на первом шаге зафиксировать: дату начала отсутствия, плановую дату окончания отсутствия (если известно), указать отсутствующего сотрудника и причину его отсутствия. Можно указать произвольный комментарий. Команда «Назначить заместителя» находится в группе команд «Отсутствие сотрудника» в быстром доступе.

Шаг 1. Мастер назначения заместителя:

На первом шаге система также проверяет, указан ли руководитель у сотрудника, отсутствие которого регистрируется. Это необходимо в том случае, когда правило замещения, указанное на шаге 3, не было подтверждено руководителем заместителя.

Шаг 1. Отсутствие руководителя у отсутствующего сотрудника:

После того как первый шаг мастера пройден, на втором шаге система позволяет распределить по заместителям уже созданные и не закрытые задачи для дальнейшей работы над ними. В этом списке отображаются только те задачи, у которых плановые даты выполнения пересекаются с отсутствием сотрудника. Для каждой задачи из этого списка необходимо указать заместителя.

Шаг 2. Мастер назначения заместителя:

В случае, если список не закрытых задач достаточно большой, можно воспользоваться командой «Установить заместителя для выделенных строк». Таким образом, всего в два клика мышью можно установить заместителя для списка выделенных задач.

Множественное выделение задач:

На третьем шаге мастера предусмотрено создание так называемых «правил замещения»  для задач, которые могут быть созданы для сотрудника, который отсутствует. Например, задачи с типом поручение, которые будут созданные для Никитина в период его отсутствия, должны обрабатываться Волковым (автоматически будут назначены на заместителя).

Шаг 3. Назначение правил замещения:

У заместителей, назначенных по правилам, обязательно должны быть указаны подразделения и руководители. Если это не так, тогда система не даст зарегистрировать такие правила и уведомит об этом. Указанное правило вступит в силу только после того, как будет подтверждено руководителем соответствующего заместителя. Поэтому в качестве заместителя нельзя выбрать сотрудника, у которого не указано подразделение или руководитель подразделения (руководитель подразделения, в котором работает сотрудник - руководитель сотрудника).

Шаг 3. Отсутствие подразделения и руководителя у заместителя:




ВНИМАНИЕ:

В системе есть отчёт «Список сотрудников и руководителей», который отображает необходимую информацию в табличном виде. Перед тем как использовать модуль «Реакции на отсутствие сотрудника», с помощью данного отчета необходимо убедиться в том, что в систему введена информация, обеспечивающая корректность работы системы - у всех сотрудников указаны подразделения, в которых они работают, а у подразделений, в свою очередь, указаны вышестоящее подразделение и руководитель.

Если же наличие правил на шаге 3 не является обязательным, то наличие основного заместителя обязательно. Представим ситуацию: на Никитина создаётся задача с типом «Встреча», но для подобной ситуации нет правила (не указан заместитель по правилу), но и выполнить он сам её не может, т.к. отсутствует. Для того, чтобы задача не была потерянной, система назначит её на основного заместителя, если соответствующее правило утверждено. Если же правило не утверждено, тогда сработает эскалация, и задача будет назначена на руководителя отсутствующего сотрудника.

После того как все данные корректно указаны, можно завершить работу мастера нажатием кнопки «Записать». С этого момента отсутствие Никитина на указанный период зафиксировано в системе, а все его существующие задачи переназначены другим сотрудникам (указано на шаге 2). Все задачи, которые будут созданы на него (если плановая дата выполнения попадает в период отсутствия), будут назначены на его руководителя. После того, как руководители тех заместителей, которые были указаны на шаге 3, подтвердят правило, согласно которому их сотруднику будут переадресованы задачи отсутствующего сотрудника, руководителю отсутствующего сотрудника не придется выполнять задачи своего подчиненного - будут работать правила замещения.

Информирование о переадресованных задачах (по итогам работы мастера):