До тех пор, пока в системе не проставлена фактическая дата окончания отсутствия, при каждом входе в систему (под логином отсутствующего сотрудника) будет задаваться вопрос: «В системе зафиксировано Ваше отсутствие в период с [Дата начала] по [Дата окончания] по причине [Причина]. Прекратить Ваше замещение (все задачи будут Вам возвращены)?».

При нажатии на кнопку «Да» система попросит уточнить (задаст дополнительный вопрос): нужно прекратить замещение текущего сотрудника или выбрать другого сотрудника. Например, руководитель может отметить фактическое окончание отсутствия своего подчиненного на рабочем месте.

После того, как был указан пользователь (ответ «Да» на вопрос системы или ответ «Нет» и выбор пользователя), система зафиксирует фактическое окончание периода отсутствия - с этого периода более не будут работать правила замещения для вновь создаваемых задач. Кроме того, все задачи, которые были переназначены на других ответственных на втором шаге мастера замещений, будут возвращены первоначальному исполнителю (если задачи до сих пор находятся в состоянии «Открыта», либо «В работе»).

Однако, задачи, которые были назначены в период отсутствия по правилам замещения, не будут автоматически возвращены с заместителя на первоначального исполнителя. Если необходимо вернуть такие задачи первоначальному исполнителю, то для этого необходимо использовать инструмент делегирования.

Статистику замещений и делегирований можно посмотреть в одноименном отчёте.

Команда «Прекратить замещение сотрудника», расположенная в быстром доступе или в подсистеме «CRM 3. KPI и управление персоналом», инициирует процедуру прекращения замещения либо текущего либо выбранного сотрудника из предложенного списка.

Список зафиксированных отсутствий сотрудников (плановые даты начала и завершения отсутствия, причины и фактическую дату завершения отсутствия) можно посмотреть в списке «Отсутствие сотрудников» в подсистеме «CRM 3. KPI и правление персоналом» (группа команд «Учет рабочего времени»).