Чтобы правила замещения, указанные на втором шаге мастера замещения вступили в силу, они должны быть утверждены руководителем предполагаемого заместителя. Замещение одного сотрудника другим - это дополнительные обязанности для заместителя. В том случае, когда замещение одного сотрудника другим происходит в рамках одной структурной единицы (подразделения, отдела), то у отсутствующего сотрудника и у его заместителя один руководитель. Тогда не возникает конфликта интересов, и правило замещения, созданное в ходе работы мастера замещений, не нуждается в подтверждении - оно создается уже подтвержденным.

Однако, в том случае, когда отсутствующий сотрудник и заместитель - сотрудники разных подразделений, правило замещения должно быть подтверждено руководителем заместителя. Для этого руководителю заместителя создается задача с темой, содержащий текст: «Подтверждение правил замещения».

Правило может утвердить только руководитель заместителя. Если возникнет ситуация, когда руководитель заместителя также отсутствует (в системе зарегистрировано отсутствие), тогда правило должен подтвердить руководитель вышестоящего подразделения.

Задача с темой, содержащей текст «Подтверждение правил замещения» система создает в ходе работы мастера замещения. Данная задача только напоминает о необходимости подтвердить правила. Выполнение задачи не означает подтверждение правила замещения. Руководителю необходимо открыть форму «Настройка распределения задач (CRM)» и утвердить правила для своего сотрудника - поставить опцию «Утверждено» у необходимого правила.

Открыть список правил замещения можно, кликнув по команде «Настройка распределения задач (CRM)» в подсистеме «CRM 3. KPI и Управление персоналом» кликнув:

Как только правило замещения будет подтверждено (если в этом есть необходимость), система уведомит заместителя о его назначении соответствующей задачей (задача как оповещение).

Например, в данном случае руководитель Волкова Андрея Ивановича подтвердил правило замещения сотрудника Никитин Олег Владимирович. Теперь, если какой-либо сотрудник будет назначать задачу с типом «Поручение» на отсутствующего Никитина, то система автоматически переадресует задачу заместителю, т.е. Волкову. При этом автор задачи получит уведомление (в виде окна-предупреждения) об отсутствии Никитина.

Данная переадресация задачи отражается в отчёте «Статистика замещений и делегирований», расположенном в быстром доступе.